سیستم های کنترل پروژه، کنترل کیفیت و نحوه گزارش دهی به کارفرما:
شرکت مهندسین مشاور نقش بوستان گستر همانند بسیاری از شرکت های موفق دیگر، مشتری مداری را در سرلوحه اقدامات و فعالیت های کاری خود قرار داده است. هدف شرکت علاوه بر انجام کامل و صحیح تعهدات خود در راستای شرح خدمات پروژه ها، افزایش و بهبود مداوم رضایتمندی مشتریان خود به عنوان یک امر مهم در سازمان است. برای انجام یک پروژه به بهترین نحو ممکن علاوه بر لزوم دارا بودن دانش فنی متخصصان و کارشناسان پروژه، نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیق تمامی مراحل پروژه از ابتدا تا پایان آن می باشد. واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه شرکت مهندسین مشاور نقش بوستان گستر با بهره گیری از کارشناسان مجرب همواره سعی نموده است تا به عنوان یک پل ارتباطی بین کارفرما و شرکت مهندسین مشاور نقش بوستان گستر از نظرات و پیشنهادات آنان آگاه شده و با نظارت و کنترل دقیق بر روند انجام فعالیت ها گام موثری در ارائه گزارش های کامل و در زمان از پیش تعیین شده بر دارد. بدین منظور واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه با همکاری واحد تضمین کیفیت اقدام به تهیه دستورالعمل کنترل پروژه با در نظر گرفته الزامات ISO 9001:2008 نموده است که باعث یکسان سازی در گزارش های ارسالی شرکت شده و امکان کنترل پروژه و تطابق اجرا با برنامه زمان بندی پروژه ها را فراهم می آورد.
نرم افزارهای مورد استفاده در سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه:
توسعه نرم افزارهای استاندارد برنامه ریزی کنترل پروژه باعث شده تا دقت و انعطاف پذیری بیشتری در طرح مناسب برنامه زمان بندی و مطالعه پیشرفت و تطبیق کار بوجود آید. پرکاربردترین و کاراترین برنامه های برنامه ریزی و کنترل پروژه در سطح جهان دو نرم افزار MSP project planner و Primaver را می توان نام برد. نرم افزار MSP که از خانواده (OFFICE) می باشد، کاربر پسند و فراگیری آن آسان است. ضمناً به علت انطباق و نزدیکی و استفاده قابل فهم از گانت چارت ها استفاده عمومی آن رواج پیدا کرده است. برجسته ترین نکته جدید در نرم افزار MSP 2002 به بالا عدم عملکرد منحصر به فرد و تنهای مدیران پروژه است. علاوه بر این کاربری ساده نرم افزار به روش های مختلف تعهد و مسئولیت همکاری تیمی و مدیریت همه جانبه پروژه از خصوصیات بارز نرم افزار می باشد. نرم افزار Primavera قادر است پروژه های تا سقف ۱۰۰.۰۰۰ فعالیت را به همراه منابع نامحدود سازماندهی کند. به کمک ابزارهای این نرم افزار از قبیل ۱۰ کد پروژه، ۱۶ کد بخش های اطلاعاتی دلخواه، ۱۹ مرحله مرتب سازی داده ها، ۲۴ کد فعالیت، ۲۸ مرحله فیلتر و ۳۱ تقویم برای برنامه ریزی و فعالیت ها می توان اطلاعات پروژه را در قالب های گوناگون دسته بندی و تجزیه و تحلیل نمود و چندین پروژه را به شکل یک پروژه چندگانه به همراه منابع مشترک، مدیریت و سازماندهی کرد.
سیستم های کنترل پروژه، و روش گزارش دهی به کارفرما:
برنامه ریزی:
برنامه ریزی اولیه:
در شروع پروژه، مدیر پروژه موظف می باشد فعالیت های اصلی پروژه را مشخص نماید. پس از تعیین فعالیت های اصلی، واحد کنترل پروژه برنامه زمان بندی (Gant Chart) پروژه را با همکاری مدیر پروژه تهیه می نماید. در برنامه زمان بندی فعالیت های پروژه به همراه تقدم و تأخر فعالیت ها و زمان شروع و پایان و روابط آنها مشخص می شود. این برنامه زمان بندی جهت تأیید به کارفرما ارسال می شود.
برنامه زمان بندی نهایی:
پس از تأیید برنامه زمان بندی اولیه توسط کارفرما و اعمال نقطه نظرات کارفرما، زمان بندی تفصیلی تهیه می-شود. مدیر پروژه موظف است تا با همکاری واحد کنترل پروژه برنامه زمان بندی نهایی را تهیه نماید. بدین منظور جدول تقدم و تأخیر و روابط بین فعالیت ها توسط واحد کنترل پروژه برای مدیر پروژه ارسال می گردد. مدیر پروژه رابطه بین فعالیت ها را مشخص نموده و مدت زمان هر فعالیت به همراه درصد وزنی آن را در ا ختیار واحد کنترل پروژه قرار می دهد. برنامه زمان بندی نهایی توسط واحد کنترل پروژه تهیه می شود و جهت تأیید در اختیار مدیر پروژه قرار می گیرد. همچنین لیست گزارش های پیش بینی شده جهت ارسال به کارفرما و زمان پیش بینی شده جهت دریافت حق الزحمه در اختیار مدیر پروژه قرار داده می شود. مدیر پروژه موظف است تا لیست تمام گزارش های ارسالی به کارفرما به همراه زمان تعیین شده جهت ارسال را مشخص نموده و پس از تأیید کمیته فنی جهت کنترل در اختیار مدیر کنترل پروژه قرار دهد. برای هر پروژه اطلاعات آن در فرم شناسنامه طرح ثبت می گردد. این اطلاعات به صورت کلی مشخصات پروژه را که شامل مواردی از قبیل زمان شروع، پایان، برآورد هزینه اجرایی، حق الزحمه و مشخصات فنی پروژه است مشخص می کند که با همکاری مدیر پروژه تهیه شده و در واحد کنترل پروژه این شناسنامه ها نگهداری و در طول زمان مورد بازنگری قرار گرفته و بروز می شوند.
اجرا:
در هر گروه یا واحد مسئول پروژه با توجه به گانت چارت تأیید شده مدیر پروژه، موظف به انجام فعالیت ها بر طبق برنامه می باشد.
کنترل:
مدیر پروژه می بایست اطلاعات میزان پیشرفت کار پروژه ها را با توجه به برنامه زمان بندی در انتهای هر ماه مشخص نموده و در اختیار واحد کنترل پروژه قرار دهد. واحد کنترل پروژه با توجه به برنامه زمان بندی و همچنین مسیر بحرانی هر پروژه، درصد پیشرفت واقعی را با پیشرفت برنامه ای بررسی و کنترل می نماید. گزارش میزان پیشرفت کار پروژه ها می تواند خارج از برنامه زمان بندی تعریف شده و به صورت اضطراری نیز باشد.
اقدام:
در صورت وجود تأخیر در پروژه می بایست دلایل تأخیر شناسایی و علت آن نیز مشخص گردد و اقدامات لازم جهت رفع تأخیر اعلام گردد. زمان مورد نیاز جهت انجام این اقدامات نیز باید مشخص شود.
تغییرات در پروژه:
در صورتیکه پروژه ای بنا به دلایلی دچار تغییر گردد می بایست علت درخواست تغییر مشخص گردد و در صورتیکه مورد تأیید کارفرما قرار گیرد تغییرات در آن اعمال می گردد.
گزارش ها
واحد کنترل پروژه موظف است تا به صورت ماهیانه گزارش پیشرفت کار پروژه های شرکت را تهیه و به کارفرما ارسال نماید. علاوه بر این می بایست وضعیت پروژه های هر گروه را به مدیر گروه گزارش داده و همچنین گزارش کلی از وضعیت پروژه های شرکت به تفکیک امور جهت اطلاع برای مدیر عامل شرکت ارسال دارد.
با توجه به نوع پروژه محتوای گزارش پیشرفت کار ارسالی برای کارفرما حاوی موضوعات زیر است:
پروژه های مطالعاتی:
سابقه مطالعاتی طرح (همراه با ذکر تاریخ و شماره قرارداد) سیمای کلی طرح که شامل: محدوده و موقعیت ، خلاصه ای از اهداف مطالعات طرح (همراه با نقشه موقعیت عمومی محدوده طرح) شناسنامه طرح وضعیت پیشرفت کار با توجه به شرح فعالیت های انجام شده (براساس برنامه زمان بندی تفصیلی) بازدیدها،جلسات و فعالیت های عمده انجام شده مشکلات و موانع پیشرفت کار و راه حل های پیشنهادی
پروژه های نظارتی:
سیمای کلی طرح که شامل محدوده و موقعیت، اهداف اصلی، نقشه موقعیت عمومی محدوده طرح سابقه مطالعاتی طرح همراه با ذکر تاریخ و شماره قرارداد مشخصات فنی – مقادیر برآورد شده هزینه اجرایی قسمت های مختلف طرح شناسنامه و خلاصه وضعیت پیشرفت کار (براساس برنامه زمان بندی تفصیلی) لیست وضعیت پرسنل، ماشین آلات، مصالح پای کار پیمانکار در کارگاه وضعیت جوی و روزهای کاری منطقه طرح (به صورت فعال، نیمه فعال یا تعطیل) در ماه مورد گزارش گزارش پیشرفت کار ریالی و فیزیکی به تفکیک نوع عملیات اجرایی نقشه پلان محدوده طرح که در آن قسمت های اجرا شده و اجرانشده با رنگ های مختلف مشخص شده باشند. در صورت نیاز جدول مکاتبات بین مشاور و پیمانکار و بالعکس